Berapa Sebenarnya yang Perusahaan Anda Bayar untuk SaaS Setiap Bulan?

Coba tanyakan ini ke bagian keuangan Anda: berapa total yang kita bayarkan untuk langganan software bulan lalu?

Di kebanyakan perusahaan, jawabannya butuh beberapa hari. Bukan karena keuangannya tidak rapi, tapi karena angkanya memang tidak pernah dikumpulkan jadi satu. Ada yang lewat kartu kredit perusahaan, ada yang lewat kartu pribadi lalu direimburse, ada yang masuk sebagai “biaya lain-lain”, dan ada yang diperpanjang otomatis sejak 2022 tanpa ada yang meninjau ulang.

SaaS bukan masalah. Model langganan itu masuk akal — Anda tidak perlu membeli server, tidak perlu memelihara, dan bisa berhenti kapan saja. Masalahnya adalah tidak ada yang melihat angka totalnya, dan pengeluaran yang tidak terlihat tidak pernah dikelola.

Kenapa menumpuk tanpa terasa

Setiap langganan, sendirian, terlihat kecil. Tiga ratus ribu sebulan untuk satu tim. Delapan dolar per pengguna untuk tool desain. Lima belas dolar untuk penjadwalan media sosial.

Tidak ada satu pun yang cukup besar untuk memicu persetujuan. Itulah desainnya — vendor SaaS sengaja memasang harga di bawah ambang batas di mana orang perlu bertanya ke atasan.

Lalu terjadi tiga hal.

Ditambah per tim, bukan per perusahaan. Marketing memilih tool-nya sendiri. Operasional memilih sendiri. Keduanya benar secara lokal. Tidak ada yang melihat bahwa keduanya kini membayar untuk hal yang mirip.

Perpanjangan otomatis. Langganan tidak pernah meminta izin untuk lanjut. Ia hanya lanjut. Tool yang dipakai intensif selama satu proyek di 2023 masih ditagih hari ini, dan orang yang mendaftarkannya sudah resign.

Tidak ada yang punya daftarnya. Keuangan melihat transaksi, bukan langganan. IT tahu tool yang mereka pasang sendiri. Tidak ada satu pun pihak yang memegang daftar lengkapnya, jadi tidak ada yang bisa meninjaunya.

Empat biaya yang tidak muncul di tagihan

Angka di invoice bukan angka sebenarnya.

Kursi untuk orang yang sudah tidak ada

Ini yang paling sering, dan paling mudah diperbaiki.

Harga per pengguna berarti Anda membayar untuk setiap akun, bukan untuk setiap orang yang memakainya. Ketika karyawan resign, akun email-nya dinonaktifkan hari itu juga — tapi kursinya di enam tool lain biasanya tidak. Perusahaan dengan perputaran karyawan normal bisa membayar kursi untuk sepuluh sampai dua puluh persen orang yang sudah tidak bekerja di sana.

Ini juga masalah keamanan, bukan cuma pemborosan. Akun aktif milik mantan karyawan adalah pintu yang masih terbuka.

Lompatan paket yang tidak disadari

Paket SaaS punya batas — jumlah pengguna, jumlah kontak, jumlah penyimpanan. Lewat sedikit dari batas, Anda otomatis naik ke paket berikutnya, yang sering dua sampai tiga kali lipat harganya.

Kenaikan itu jarang diumumkan dengan jelas. Ia muncul di tagihan bulan berikutnya, dan karena tagihannya toh sudah rutin, tidak ada yang memperhatikan. Kami pernah menemukan perusahaan yang naik paket karena satu kontak melewati batas lima ribu — dan membayar selisihnya selama empat belas bulan sebelum ada yang sadar.

Tumpang tindih

Begitu tool-nya lebih dari sepuluh, hampir pasti ada dua atau tiga yang mengerjakan hal yang sama.

Dua tool manajemen proyek karena dua tim memilih berbeda. Tiga tempat penyimpanan file. Dua alat chat. Sering kali ada juga fitur yang sebenarnya sudah termasuk dalam langganan yang sudah Anda bayar — Anda membayar tool video conference terpisah padahal paket kantor Anda sudah menyediakannya.

Data yang tersebar

Biaya ini tidak berbentuk uang, tapi paling mahal jangka panjang.

Setiap tool menyimpan sepotong informasi perusahaan Anda dalam format miliknya sendiri. Data pelanggan di satu tempat, riwayat proyek di tempat lain, catatan produksi di tempat ketiga. Tidak ada yang bisa menjawab pertanyaan yang membutuhkan dua sumber sekaligus tanpa seseorang mengekspor CSV dan menggabungkannya manual.

Cara menghitungnya dengan benar

Jangan tanya orang tool apa saja yang mereka pakai. Jawabannya akan tidak lengkap, bukan karena mereka menyembunyikan, tapi karena orang lupa langganan yang jarang disentuh.

Mulai dari uangnya.

Ambil dua belas bulan terakhir mutasi rekening dan tagihan kartu kredit perusahaan. Semua kartu, termasuk kartu direksi. Tandai setiap transaksi yang berulang.

Periksa reimbursement. Langganan yang dibayar dengan kartu pribadi lalu diklaim tidak akan muncul di mutasi perusahaan. Ini sering jadi sepertiga dari total.

Cek email untuk kata “invoice”, “receipt”, “subscription”, dan “renewal”. Kotak masuk keuangan biasanya menyimpan seluruhnya, walaupun tidak terorganisir.

Susun satu tabel. Nama tool, biaya bulanan, biaya tahunan, jumlah kursi, siapa pemiliknya, tanggal perpanjangan, dan untuk apa dipakai.

Tabel itu sendiri sudah bernilai, bahkan sebelum Anda membatalkan apa pun. Kebanyakan perusahaan belum pernah melihat daftarnya secara utuh, dan reaksi pertamanya hampir selalu sama: “kita bayar untuk ini?”

Apa yang dilakukan dengan hasilnya

Empat kategori, dikerjakan sesuai urutan kemudahannya.

Batalkan yang mati. Langganan yang tidak ada yang bisa menjelaskan kegunaannya, atau yang pemiliknya sudah tidak bekerja di sana. Biasanya ini menutup biaya seluruh proses audit.

Rapikan kursinya. Cocokkan daftar pengguna setiap tool dengan daftar karyawan aktif. Hapus yang tidak cocok. Jadikan ini bagian dari proses offboarding supaya tidak menumpuk lagi.

Gabungkan yang tumpang tindih. Pilih satu tool untuk tiap fungsi. Bagian yang berat bukan teknis, melainkan meyakinkan tim yang harus pindah — jadi biarkan pemakaian yang paling besar yang menang, bukan yang paling keras suaranya.

Negosiasikan sisanya. Langganan tahunan hampir selalu lebih murah daripada bulanan, dan vendor memberi diskon kalau diminta — terutama menjelang akhir kuartal mereka. Ini jarang dicoba karena terasa tidak nyaman, padahal hanya butuh satu email.

Kapan sebaiknya berhenti berlangganan dan membangun sendiri

Ini pertanyaan yang wajar muncul setelah melihat tabelnya, dan jawabannya jarang “bangun semuanya”.

Beli yang umum. Akuntansi, email, penyimpanan, HR — sama saja di mana-mana, dan vendor menyebarkan biayanya ke ribuan pelanggan.

Bangun ketika angkanya sudah tidak masuk akal, atau ketika prosesnya memang keunggulan Anda. Dua sinyal yang paling jelas: biaya per kursi sudah melewati titik di mana total lima tahun melampaui biaya membangun, dan Anda membayar seseorang untuk memindahkan data antar sistem setiap hari — karena pekerjaan itu adalah software yang belum ditulis, dibayar sebagai gaji.

Tiga hal khas Indonesia yang perlu diperhatikan

Harga dalam dolar, pendapatan dalam rupiah. Sebagian besar SaaS global menagih dalam USD. Artinya biaya software Anda bergerak mengikuti kurs, dan anggaran yang disusun awal tahun bisa meleset cukup jauh tanpa ada yang menambah satu pengguna pun. Kalau langganannya besar, ini pantas dipertimbangkan saat memilih antara bayar bulanan atau tahunan di muka.

PPN atas produk digital luar negeri. Penyedia SaaS asing yang terdaftar sebagai pemungut PPN PMSE menambahkan pajak pada tagihan Anda. Pastikan bagian keuangan mencatatnya dengan benar dan menyimpan bukti pungutnya — ini sering terlewat karena tagihannya masuk seperti transaksi kartu biasa.

Perpanjangan tahunan tidak bisa dibatalkan di tengah jalan. Kontrak tahunan lebih murah, tapi juga berarti Anda terikat dua belas bulan. Sebelum menandatangani, pastikan tool itu benar-benar akan dipakai — lakukan audit dulu, baru pindah ke tahunan, bukan sebaliknya.

Supaya tidak menumpuk lagi

Audit sekali tidak menyelesaikan apa pun kalau tidak ada yang berubah setelahnya. Dua kebiasaan sudah cukup.

Satu orang memegang daftarnya. Bukan departemen — satu orang, dengan satu spreadsheet yang isinya semua langganan dan tanggal perpanjangannya. Tidak perlu tool khusus.

Tinjau sebelum perpanjangan, bukan sesudah. Pasang pengingat empat belas hari sebelum setiap tanggal perpanjangan. Satu pertanyaan saja: apakah kita masih memakai ini, dan berapa orang yang benar-benar memakainya bulan lalu?

Dua kebiasaan itu mengubah pengeluaran software dari sesuatu yang terjadi kepada Anda menjadi sesuatu yang Anda putuskan.

Mulai dari mana

Blokir dua jam. Buka mutasi kartu kredit perusahaan dua belas bulan terakhir. Tandai semua yang berulang.

Anda kemungkinan besar akan menemukan sesuatu yang tidak Anda ketahui sedang dibayar — dan dua jam itu biasanya terbayar lunas di bulan pertama.

---

TechGarage membantu perusahaan Indonesia menata sistem mereka: menggabungkan tool yang tumpang tindih, menyambungkan sistem yang tidak saling bicara, dan membangun sendiri hanya ketika angkanya memang masuk akal. Kalau Anda sudah punya daftar langganannya dan ingin pendapat kedua soal apa yang layak dipertahankan, hubungi kami.